Condividere le email di lavoro con il team è una necessità operativa. Ma quando quelle email contengono dati personali — nomi, indirizzi, informazioni sui clienti — entra in gioco il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati). Come fare per essere conformi senza rinunciare alla collaborazione?
Cosa dice il GDPR sulle email condivise
Il GDPR non vieta di condividere email all'interno di un'organizzazione. Ciò che richiede è che il trattamento dei dati personali avvenga con basi giuridiche legittime, misure di sicurezza adeguate e trasparenza verso gli interessati.
In pratica, se usi uno strumento per centralizzare le email di progetto, devi assicurarti che:
- I dati siano accessibili solo a chi ne ha effettivamente bisogno (principio di minimizzazione)
- Lo strumento offra adeguate garanzie di sicurezza
- I dati siano conservati in server nell'Unione Europea o in paesi con adeguato livello di protezione
- Sia possibile cancellare i dati su richiesta dell'interessato
I rischi delle soluzioni improvvisate
Molti team adottano soluzioni fai-da-te per condividere le email: caselle condivise con password comune, forward automatici verso indirizzi generici, screenshot in chat di gruppo. Queste pratiche sono rischiose perché:
- Password condivise: impossibile tracciare chi ha accesso a cosa
- Forward automatici: i dati personali vengono duplicati senza controllo
- Screenshot in chat: i dati personali finiscono in piattaforme non pensate per conservarli
In caso di data breach o richiesta di cancellazione, diventa praticamente impossibile sapere dove sono finiti i dati e rimuoverli.
Come emailho.me affronta la conformità GDPR
emailho.me è stato progettato fin dall'inizio con la privacy al centro. Ecco le misure concrete:
- Crittografia AES-256: tutte le email sono crittografate a riposo (at-rest encryption)
- Server in Europa: i dati risiedono su infrastruttura Supabase con data center EU
- Controllo accessi: solo i membri invitati dall'admin possono vedere le email della stanza
- Cancellazione completa: l'admin può eliminare una stanza e tutti i suoi dati in qualsiasi momento
- Nessun tracciamento: non vendiamo dati, non facciamo profilazione, non usiamo i contenuti delle email per altri scopi
Il diritto alla cancellazione in pratica
Uno degli aspetti più delicati del GDPR è il diritto alla cancellazione (art. 17). Se un cliente chiede che i suoi dati vengano eliminati, devi poterlo fare. Con emailho.me, l'amministratore della stanza può cancellare singole email o l'intera stanza, garantendo la rimozione effettiva dei dati.
Per maggiori dettagli sulle nostre pratiche di privacy, consulta la nostra informativa privacy completa.
Checklist GDPR per le email condivise
Se stai valutando uno strumento per condividere le email nel tuo team, verifica questi punti:
- I dati sono crittografati a riposo e in transito?
- I server sono in UE?
- C'è un sistema di controllo accessi basato su ruoli?
- È possibile cancellare i dati su richiesta?
- Il fornitore ha una privacy policy chiara e un DPA disponibile?
emailho.me risponde sì a tutti questi punti. Scopri i piani disponibili e inizia a collaborare sulle email in modo sicuro e conforme.