Privacy Policy

Tempi di conservazione (retention)

• Email ricevute: conservate per tutta la durata dell'account. Cifrate AES-256 nel database. Trasporto TLS 1.3 verificato indipendentemente SSL Labs Qualys grade A+ (max possibile).
• Registro invii ("scatola nera"): per non perdere mai una mail inviata, conserviamo una copia cifrata AES-256 di ogni email in uscita (stessa protezione dei messaggi ricevuti). Serve solo al recupero in caso di errore tecnico e non è mai esposta a terzi. Cancellazione automatica dopo 90 giorni dall'invio (la mail inviata resta comunque nella tua stanza finché non la elimini).
• Invii programmati e coda di invio: quando programmi una mail o il tuo provider rifiuta temporaneamente un invio, conserviamo la mail (cifrata AES-256) finché non parte. Una volta conclusa (inviata, annullata o fallita) viene eliminata dopo 30 giorni.
• Bozze: le bozze (testo e allegati, cifrati) restano finché non vengono inviate o scartate. Gli allegati caricati ma mai collegati a una bozza vengono eliminati automaticamente entro 24 ore. A ogni bozza è associato un codice progressivo interno (B1, B2…), che non compare mai nel testo della mail inviata.
• Note «gestita da Claude»: brevi note (max 200 caratteri, cifrate) che l'assistente del titolare può lasciare su una email per segnalare cosa ha gestito. Sono visibili a chi ha accesso a quella email nella stanza; si eliminano singolarmente o insieme alla email, alla stanza o all'account.
• Allegati: piano Free → 7 giorni dalla ricezione, poi cancellati. Pro/Impresa → durata account.
• Account: alla cancellazione (da /privacy/request o pannello account), dati personali eliminati entro 30 giorni. Backup cifrati ruotano in 90 giorni.
• Audit log (operazioni sensibili, inclusi gli accessi dell'assistente AI del titolare): 12 mesi, poi eliminati automaticamente.
• Log Sentry/Vercel: 30 giorni rolling. Nessun corpo email, solo stack trace e metadata tecnico.
• Log accessi link condivisi (Roadmap e Spazi Creativi): quando condividi una Roadmap o uno Spazio Creativo tramite link pubblico, registriamo gli accessi al link per darti — come admin della stanza — un prospetto di chi lo sta utilizzando ed evitare che venga ricondiviso a tua insaputa. Salviamo solo dati approssimativi e non identificativi: area geografica grossolana (paese/regione/città dedotti dagli header del nostro CDN Vercel) e tipo di browser/dispositivo (User-Agent). Nessun indirizzo IP grezzo viene mai salvato. Base giuridica: legittimo interesse del titolare al controllo dei propri link condivisi (GDPR art. 6.1.f). Conservazione: per tutta la vita del link condiviso; alla revoca o eliminazione del link i relativi log vengono cancellati automaticamente (CASCADE). Visibile esclusivamente all'admin della stanza.
• Cestino Board (post-it, task, note, moduli cancellati): conservati in soft-delete per 30 giorni, recuperabili dall'utente in qualsiasi momento dal "Cestino" nella toolbar Board. Dopo 30 giorni cleanup automatico definitivo (cron mensile). L'utente puo' comunque eliminarli subito dal Cestino con il bottone "Elimina davvero" (GDPR art. 17).
• Stanze (workspaces): soft-delete con retention 30 giorni. Cancellare una stanza richiede conferma esplicita (count match modulo + email) per evitare cancellazioni accidentali. Recuperabile dal Cestino Stanze entro 30gg. Dopo 30 giorni cleanup automatico definitivo. L'utente puo' eliminare immediatamente con flag esplicito (GDPR art. 17).
• Fatture e dati fiscali: 10 anni come da obbligo di legge (DPR 633/72), conservati separatamente da Stripe.
• Analytics: usiamo esclusivamente Plausible (hosting EU Frankfurt, no cookie, no PII, GDPR/PECR-compliant by design) per statistiche aggregate dal 2 maggio 2026. Google Analytics 4 è stato completamente dismesso il 16 maggio 2026 in conformità al provvedimento del Garante del 9 giugno 2022. Nessun trasferimento di dati personali verso USA per finalità analytics.
• App collegate (Memo): puoi collegare un'app companion ("Memo", che gira sul tuo dispositivo) autorizzata, tramite un comando testuale dal tuo telefono, a due azioni dal tuo account: (1) inviare email e (2) creare eventi e videochiamate Google Meet sul tuo Google Calendar. La mail parte comunque dai canali di invio già dichiarati (la tua casella email / Resend) e gli eventi Meet usano Google Calendar, già nostro subprocessor — nessun nuovo fornitore terzo. Per capire a chi inviare, l'app abbina il nome che scrivi ai tuoi Contatti Google e ai corrispondenti (mittente/destinatari) delle tue email — mai al contenuto/corpo dei messaggi. Al momento del collegamento, e una sola volta, l'app riceve una chiave per-dispositivo e l'indirizzo del tuo account; per risolvere un destinatario può ricevere nome ed email dei contatti corrispondenti. Sul nostro server salviamo unicamente l'hash SHA-256 di quella chiave (mai in chiaro), il nome del dispositivo e la data di collegamento; i codici di abbinamento sono monouso e scadono in 10 minuti. Se dai i comandi all'app tramite WhatsApp, quello è un tuo canale con un fornitore terzo (Meta) che scegli e gestisci tu, fuori dal perimetro di trattamento di emailho.me. Puoi revocare qualsiasi dispositivo in ogni momento dalle Impostazioni account, rendendo la chiave immediatamente inutilizzabile. Conservazione: fino alla revoca o alla cancellazione dell'account. Base giuridica: esecuzione del servizio richiesto dall'utente (GDPR art. 6.1.b); per la risoluzione dei destinatari, legittimo interesse a fornire la funzione richiesta (art. 6.1.f).

Puoi richiedere cancellazione anticipata in qualsiasi momento dalla pagina richieste GDPR.